Den komplette guide 2023: Sådan arrangerer du den perfekte fødselsdagsfest

Det kan være sjovt at arrangere en fødselsdagsfest, men samtidig også være en ordentlig mundfuld i en i forvejen travl hverdag. Der er så mange ting, der skal tages stilling til og planlægges, at det sjove ved planlægningen hurtigt kan forsvinde. Men bare rolig. Vi er her for at hjælpe. Her er Wonderfuldays trin-for-trin guide til planlægning af den perfekte fødselsdagsfest, uanset hvad dit budget og dine præferencer måtte være.

Smarte værktøjer der gør planlægningen lettere

Før vi giver os i kast med den faktiske trin-for-trin guide, anbefaler vi, at du tager et kig på vores digitale planlægningsværktøjer. Her på Wonderfulday har du nemlig en række digitale værktøjer frit til rådighed, som alt sammen kan gøre planlægningen lettere for dig og hjælpe dig med at arrangere den perfekte fødselsdagsfest. Nemt og overskueligt.

• Digital tjekliste til fødselsdagsfesten: Du kan bruge vores digitale tjekliste til den overordnede planlægning, så du sikrer, at du ikke glemmer nogle af de vigtigste punkter.
• Budget for fødselsdagsfesten: Hold styr på dit budget med vores praktiske budgetværktøj.
• Gæsteliste til fødselsdagsfesten: Lav en digital gæsteliste og få det fulde overblik over antal gæster og tilbagemeldinger. Du har mulighed for at sende invitationer direkte ud til dine gæster med værktøjet.
• Bordplan til fødselsdagsfesten: Du kan bruge vores bordplansværktøj til at designe din egen unikke bordplan. Importér nemt dine gæster direkte fra gæstelisten, når du har fået tilbagemelding fra gæsterne.
• Tidslinje for fødselsdagsfesten: Brug vores tidslinje til at skitsere tidslinjen, og få det fulde overblik over dagens forløb.

Trin-for-trin guide til planlægning af den perfekte fødselsdagsfest

Kontroller gældende restriktioner og retningslinjer for forsamlinger

De seneste 2 års tid har i den grad været præget af skiftende restriktioner for forsamlinger grundet covid-19. Selvom der i skrivende stund ikke er restriktioner for forsamlinger, anbefaler vi alligevel, at du tager dig tiden til at tjekke op på evt. gældende restriktioner og retningslinjer, så du er helt sikker på, at det faktisk er muligt at afholde en fødselsdagsfest på det gældende tidspunkt.

Vælg tre mulige datoer for fødselsdagsfesten

Vi anbefaler, at du udvælger tre mulige datoer for fødselsdagsfesten i prioriteret rækkefølge. Dermed har du tre datoer at vælge imellem, når du fx skal booke selskabslokale, musik og underholdning. Husk på at mange selskabslokaler og andre leverandører ofte bliver booket i god tid, hvorfor det er en god idé at være tidligt ude. Dette gælder især peak-perioder for arrangementer, som er om sommeren samt julen.

Udarbejd en gæsteliste

Det er en rigtig god idé at starte med gæstelisten, så du får et klart billede af, hvor stor fødselsdagsfesten bliver. Det gør det lettere for dig at lægge et budget, finde en passende lokation og giver dig de bedste forudsætninger for, at dine gæster har mulighed for at deltage. Derfor; få styr på gæstelisten så tidligt som muligt. Du kan lave din digitale gæsteliste nemt og hurtigt lige her.

Send en save-the-date besked til dine gæster

Ingen fest uden gæster. Vi kender alle til at få afvisende tilbagemeldinger, og det er helt ærligt op ad bakke, når man gerne vil fejre sin fødselsdag med alle vennerne og familiemedlemmerne. Derfor er det en god idé at række ud til gæsterne så tidligt som muligt, også selvom detaljer som lokation, gaveønsker osv. endnu ikke er på plads.

Læg dit budget

Læg et budget for fødselsdagsfesten. Du har allerede lavet gæstelisten, og selvom du måske endnu ikke har modtaget tilbagemeldinger, har du formentlig en god idé af, hvor mange i rundt regnet bliver. Hvor meget du er villig til at spendere på lokation, mad og drikke, musik, underholdning, pynt og dekorationer og andet afhænger helt og holdent af dine behov, præferencer og størrelsen på din tegnebog. Du kan lægge dit budget til fødselsdagsfesten lige her.

Find lokationen til fødselsdagsfesten

Nu er det tid til at vælge et sted til fødselsdagsfesten. Hvis du har et mindre budget, eller har masser af plads i egen bolig, kan du overveje at holde festen privat hjemme hos dig selv. Ellers er der masser af gode steder til fødselsdagsfester, f.eks. lokale parker (hvis vejret tillader det), selskabslokaler, barer og restauranter.

Med eller uden spisning?

Skal din fødselsdagsfest være med eller uden spisning? Overordnet skelner vi mellem en fuld middag, som ofte er en anrettet 3-retters menu eller en buffet, og snacks/pindemadder.

En fuld middag er naturligvis det dyreste valg, men vil samtidig fungere som et hovedelement til fødselsdagsfesten, hvor dine gæster kan hygge sig, mens de spiser en lækker middag.

Snacks eller pindemadder er ofte en billigere mulighed, hvor du stadig sørger for, at dine gæster får stillet sulten. Det er en oplagt mulighed, hvis du gerne vil sikre en casual og uformel fødselsdagsfest, hvor spisning ikke er i fokus, samtidig med at du sparer på udgifterne.

Bestem dig for et tema til festen

Temafester er altid sjove – også når det kommer til fødselsdagsfester. Her tænker vi naturligvis ikke, at det skal være lige så tematungt som f.eks. halloween fester eller julefrokost, men det kan virkelig give noget til omgivelserne og stemningen, hvis der er ét eller andet, der går igen. Afholdes fødselsdagsfesten om sommeren, kunne man med fordel sørge for, at der er nogle sommerlige elementer, der går igen på tværs af mad, drikkevarer, musik, pynt og indretning. Det kunne f.eks. være Ibiza vibes med lette fiskeanretninger, kolde G&T’s, Deep house beats, varmt dæmpet lys og eksotiske, grønne planter.

Lav din digitale ønskeliste

På Wonderfulday kan du nemt lave din egen digitale ønskeliste. Tilføj nemt gaveønsker til ønskelisten og del den direkte med dine gæster. Du kopierer blot URL’en på produktet, indsætter den på din ønskeliste, hvorefter detaljer som pris, webshop, produktbeskrivelse og billeder automatisk tilføjes til din digitale ønskeliste.

Lav og send invitationer ud til gæsterne

Nu hvor du meget gerne skulle have fået styr på dato, lokation, tema og andre praktiske detaljer vedrørende festen, er det tid til at invitere dine gæster. Første skridt er at få lavet nogle lækre invitationer, der naturligvis passer til festens tema, hvis du har besluttet dig for sådan ét.

Husk at inkludere alle vigtige oplysninger, f.eks. dato, klokkeslæt, sted, tema, dresscode, RSVP-dato, ønskeliste osv. i invitationerne.

Du kan bruge Wonderfuldays digitale gæsteliste til at sende invitationer direkte ud til dine gæster. I værktøjet kan du også holde øje med gæsternes tilbagemeldinger, og få det fulde overblik over, hvor mange der har svaret, eventuelle allergener hos gæsterne, diæter og lignende.

Bestil mad/kok

Hvis du har besluttet, at der skal serveres mad til fødselsdagsfesten, og ikke selv skal stå for tilberedning, er det tid til at finde et godt cateringfirma. De kan hjælpe dig med at planlægge en menu, der passer til både dit budget og festens tema. Der er rigtig mange forskellige cateringfirmaer at vælge imellem i meget forskellige prisklasser. Husk at have dit budget in mente, når du vælger et cateringfirma.

Sørg for musik til festen

Ingen fest uden musik! Du kan vælge enten at hyre en DJ og/eller et live band, eller du kan lave din egen playliste, og benytte dig at stedets højttalere eller leje nogle fra et udlejningsfirma. Hvis du laver din egen playliste, skal du sørge for at vælge musik, der både får alle op og danse og samtidig passer til festens overordnede tema. Hvis der serveres mad til fødselsdagsfesten, er det naturligvis en god idé med noget middagsmusik.

Sørg for underholdning til festen

Hvis du ønsker at gøre fødselsdagsfesten ekstra speciel, kan du meget vel hyre noget underholdning. Det kan f.eks. være en komiker eller en tryllekunstner, men et live band eller en DJ kan også fungerer godt som et underholdningselement til en fødselsdagsfest.

Hvis du gerne vil spare på udgifterne, kan du finde inspiration til selskabslege og andre aktiviteter, der kan få gæsterne til at mingle og få sat skub i festen.

Husk at tage højde for alle aldersgrupper, når du planlægger aktiviteter. Der er stor forskel på, hvilke aktiviteter der falder i god smag, når det drejer sig om en 18-, 30-, 50- eller 80-års fødselsdag.

Forevig din fest med en fotograf

Hvis du gerne vil have foreviget den store dag i form af nogle professionelle billeder, kan du med fordel hyre en fotograf. For mange vil dette nok virke som en overdrevet investering til en fødselsdagsfest, men er det en rund fødselsdag som f.eks. en 18-, 30- eller 50-års fødselsdag, kan pengene været rigtig godt givet ud. Kvaliteten på fotografens billeder vil være langt højere end samtlige gæsters selfies, og derudover har fotografer naturligvis en sans for at skyde gode stemningsbilleder, der fanger autentiske øjeblikke.

Sørg for drikkevarer

Som ved mange andre punkter på denne liste, har du her også flere muligheder afhængig af dit budget. Hvis du ikke har booket et selskabslokale med drikkevarer inkluderet, eller holder festen privat, kan du:

• Købe drikkevarer og opfordre gæsterne til høflig selvbetjening
• Købe drikkevarer og hyre et par bartendere
• Booke et bartenderfirma hvor drikkevarer er inkluderet

Valget afhænger naturligvis af lokation, budget og præferencer. Husk at mange selskabslokaler ikke tillader medbragte drikkevarer.

Hvis du selv køber drikkevarer, kan det være ret svært at estimere, hvor meget der skal indkøbes. Hvorvidt det er en 18-, 30- eller 50-års fødselsdag, vil naturligvis have indflydelse på mængden af alkohol. Dertil har du formentlig en fornemmelse af, hvor meget dine gæster drikker. Heldigvis tilbyder f.eks. mange vinforhandlere en tilbageleveringsordning, såfremt alle drikkevarer ikke forbruges.

Book tjenere, bartendere og andet personale

Uanset om du har planlagt en fødselsdagsfest med eller uden spisning, selv vil tilberede maden eller har bestilt fra et cateringfirma, kan der ofte være behov for nogle hjælpende hænder til din fødselsdagsfest. Det gælder primært for servering af maden, og (i mange tilfælde) anretning af maden.

Hvis du selv har indkøbt drikkevarer, har du ligeledes brug for et par bartendere, hvis gæsterne ikke selv skal tage for sig.

Køb pynt, dekorationer og andet indretning

Her er det naturligvis vigtigt, at du har dit tema i tankerne, hvis du har valgt sådan et. Der findes masser af gode leverandører både i form af blomsterdekoratører, temabutikker og webshops, der sælger festartikler.

Er du klar til at planlægge din fødselsdagsfest?

Vi håber, at denne trin-for-trin guide til planlægning af fødselsdagsfest har været nyttig og inspireret dig til at komme i gang med planlægningen af din egen fødselsdagsfest. Opret en bruger gratis på Wonderfulday og kom i gang med planlægningen på en nem, smart og effektiv måde.